cover img

Zásady ochrany osobních údajů

I. Základní ustanovení

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) je Nadace ORLEN Unipetrol, se sídlem Milevská 2095/5, Krč, 140 00 Praha 4, zapsaná v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. N 2116, IČO: 05661544 (dále jen „Nadace“ nebo „Správce“).

Nadace klade velký důraz na transparentnost zpracování a bezpečí Vašich osobních údajů, které jsou považovány za přísně důvěrné, a nakládá s nimi v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a dalšími právními předpisy.

Pro zajištění bezproblémové komunikace mezi Vámi a Nadace byl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je Vám v případě dotazů či nesrovnalostí se zpracováním osobních údajů k dispozici na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s. r. o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.

Nadace si Váží Vaší důvěry a proto Vás v souladu se zásadou transparentnosti tímto dokumentem „Zásady ochrany osobních údajů“ informuje o zpracování Vašich osobních údajů, které jsou potřebné pro níže uvedené účely.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na internetové stránky www.nadaceorlenunipetrol.cz a jsou primárně určeny pro žadatele o různé druhy stipendií a příspěvků, tazatele a další osoby, s jejichž osobními údaji může Nadace přicházet do styku.

Nadace provozuje kromě výše uvedené hlavní internetové stránky i vedlejší internetové stránky, které disponují vlastními zásadami ochrany osobních údajů.


II. Účely zpracování osobních údajů a jejich právní základ

1. Poskytování finančních příspěvků a stipendií

Nadace podporuje nadané studenty, školy a vědce v jejich činnosti a rozvoji. Pomáhá také školám s moderní výukou a přiblížením přírodovědných oborů mladé generaci. Aby však mohlo k takové podpoře docházet, je nezbytností i zpracování osobních údajů subjektu údajů, tj. žadatelů o takovou podporu.

Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. poskytnutí předmětné podpory, výkon práv a povinností vyplývajících z tohoto vztahu mezi žadatelem a Nadace a další závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost žadatele.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na typu poskytované podpory:

Žádost o podporu

  • Identifikační údaje (jméno a příjmení/název organizace, datum narození/IČ, jméno a příjmení zákonného zástupce)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště/sídlo organizace, telefonní číslo)
  • Číslo bankovního účtu
  • Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, odůvodnění žádosti)
  • Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací


Stipendijní grantový program

  • Identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště, telefonní číslo)
  • Doplňující údaje (motivační dopis, zájmy, dobrovolnické a charitativní aktivity, jiné aktivity například olympiády a soutěže)
  • Informace o studiu (název školy, studijní obor, školní rok, délka studia, studovaný ročník, způsob ukončení studia, studijní průměr za poslední školní rok, průměrné náklady na studium, potvrzení o studiu, doklady o studijních výsledcích, kopie vysvědčení, kopie certifikátů, doklady v případě dalších zkoušek, informace, zda jsou pobírána i jiná stipendia)
  • Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací


Pedagogický grantový program

  • Identifikační údaje (jméno a příjmení)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště, telefonní číslo)
  • Doplňující údaje (údaje o zaměstnavateli/škole, údaje o řediteli školy/garantovi, informace k udělení pedagogického grantu, důvod žádosti, popis plánované činnosti, úspěchy studentů)
  • Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací


Školní grantový program

  • Identifikační údaje (název školy, adresa školy, jméno a příjmení ředitele školy, kategorie školy)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
  • Doplňující údaje (kategorie projektu, cíl projektu, popis projektu, hodnocení projektu, celkový rozpočet, údaje o financování)


2. Nabídka použitého vybavení pro školy

Nadace pomáhá školám i prostřednictvím tzv. Chemického bazaru a PC bazaru. V tomto bazaru Nadace nabízí zdarma k odběru použité vybavení laboratoří, učeben, drobného nábytku, počítačů, monitorů i chemického spotřebního materiálu pro výuku. Jedná se o materiál, sloužící pro výuku chemie, který je použitý, avšak funkční anebo s omezenou funkčností. Z nabízených položek si školy mohou vybrat konkrétní položky a počty kusů dle dostupnosti. Objednávku je nezbytné provést prostřednictvím online formuláře.

Účelem zpracování osobních údajů uvedených v online formuláři je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. poskytnutí vybraných položek, výkon práv a povinností vyplývajících z tohoto vztahu mezi školou a Nadací a další závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost školy. Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují školu, zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy se školou, a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu školy a Nadace na poskytování sjednané služby.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:

  • Identifikační údaje (jméno a příjmení kontaktní osoby, název školy)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
  • Údaje o poptávce
  • Nezbytnou komunikaci mezi školou a Nadací


3. Realizace studentské vědecké konference – soutěž

Studentská vědecká konference je přehlídka "vědeckých" prací studentů středních škol a víceletých gymnázií zaměřená na technická a přírodovědná témata se zvláštním důrazem na obor chemie.

Účelem zpracování osobních údajů je registrace účastníka prostřednictvím registračního online formuláře a s tím pojící se činnosti jako je realizace a vyhodnocení studentské vědecké konference. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jímž je myšlena účast na konferenci, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, tj. přijetí a evidování Vaší registrace na této konferenci.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:

  • Identifikační údaje (jméno a příjmení účastníka)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa účastníka)
  • Doplňující údaje (téma práce, název školy, navštěvovaný ročník, popis práce)
  • Nezbytnou komunikaci mezi účastníkem a Nadací


4. Realizace a plnění smluvního vztahu

Nadace se zabývá podporou nadaných žáky a studentů, výjimečných pedagogů anebo pomocí školám a dalšími prospěšnými aktivitami. Při těchto aktivitách může

docházet ke zpracování osobních údajů a to především partnera (dárce a příjemce finančního příspěvku, dodavatel služeb, spolupořadatel akce atd.) jako fyzické osoby a dalších osob, zejména kontaktních a jiných osob na straně partnera jako právnické osoby.

Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. příjem a poskytnutí movitého či nemovitého daru, partnerství na pořádané akci, výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi partnerem a Nadací a další smluvní závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů. Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují partnera, jako právnickou osobu zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy s partnerem, a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu partnera a Nadace na poskytování sjednaných služeb.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:

  • Identifikační údaje (jméno, příjmení/název smluvní strany, IČ, případně RČ či datum narození);
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo, funkce);
  • Číslo bankovního účtu;
  • Provozní záznamy (smlouvy, pokyny apod.);
  • Údaje o objednávce, dodávce, údaje o platbě;
  • Nezbytnou komunikaci mezi partnerem a Nadací


5. Plnění zákonných povinností

Účetní doklady, údaje o platbách, informace k tvorbě výročních zpráv a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

6. Nábor zaměstnanců

Pokud se chcete stát členem týmu Nadace a zašlete nám Váš životopis prostřednictvím odpovědního formuláře, který naleznete na internetových stránkách skupiny ORLEN Unipetrol nebo jiným způsobem, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem výběrového řízení na Vámi zvolenou pracovní pozici. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy tj., váš zájem zúčastnit se výběrového řízení.

V případě, že se zúčastníte 1. kola výběrového řízení, můžete být požádán/a o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to za účelem ověření či získání referencí u předchozích zaměstnavatelů, z veřejných zdrojů a ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob z důvodu ověření pravdivosti Vámi poskytnutých informací a předcházení střetu zájmů s činností skupiny ORLEN Unipetrol.

Kompletní informaci o zpracování osobních údajů za tímto účelem získáte v každé úvodní hlavičce nabízené pracovní pozice.

7. Komunikace s tazateli

V případě, že kontaktujete Nadaci prostřednictvím kontaktního formuláře, emailu, poštovní adresy nebo jiným způsobem, budou informace o Vašem kontaktu zpracovávané pouze za účelem návazné komunikace s Vámi.

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. f) GDPR tj. případ, kdy je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které Správce sleduje, konkrétně zájem na rozvoji vztahů s návštěvníky internetových stránek v dané problematice, zefektivnění komunikace, prezentaci Nadace a ochraně dobré pověsti.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:

  • Identifikační údaje (jméno, příjmení)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa či telefonní číslo)
  • Nezbytnou komunikaci mezi Vámi a Nadací


8. Zasílání obchodních sdělení a newsletterů

Naše příznivce a partnery ve zdravé periodicitě můžeme kontaktovat s pozvánkou na některou z našich akcí, případně s aktuálními novinkami a děním v Nadaci a to na základě oprávněného zájmu Nadace v rozvoji její činnosti v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Pokud takové informace nechcete dostávat, odpovězte na náš email nebo nám jiným způsobem tuto informaci sdělte a my Vám vyhovíme.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:

  • Identifikační údaje (jméno, příjmení)
  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)


Pokud ještě nejste s Nadací v kontaktu, máte možnost přihlásit se k odběru novinek (newsletterů) a to kontaktováním Nadace na uvedenou e-mailovou adresu. Abychom mohli Vaši e-mailovou adresu využít a informovat Vás tak o novinkách, připravovaných akcích a zajímavých projektech, budeme potřebovat Váš souhlas, což je právní základ pro zpracování osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, který je kdykoliv odvolatelný. Je zcela na Vaší svobodné vůli, zda s námi chcete být ve spojení a být součástí našich projektů a nových výzev.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:

  • Kontaktní údaje (e-mailová adresa)

Více informací je uvedeno přímo v souhlasu se zpracováním osobních údajů v rámci newsletteru.

9. Pořizování fotografií, audiovizuálního záznamu a online-přenosu v průběhu pořádané akce

Nadace může pořizovat během své činnosti a pořádané akce fotografie a audiovizuální záznam zachycující dění na místě akce a přítomné účastníky, které pak využívá pro zpravodajské účely. Nadace může umístit pořízené fotografie a audiovizuální záznam také na intranet a sociální sítě, v rámci nichž má zřízen uživatelský profil.

Účastníci jsou o pořizování fotografií a audiovizuálního záznamu vždy informováni a to před vstupem na akci či před zahájením činnosti zahrnující pořizování fotografií a audiovizuálního záznamu.

Pokud si nepřejete být fotografováni nebo natáčeni, upozorněte na to fotografa nebo kameramana, případně můžete upozornit Nadaci, že si nepřejete, aby byly pořízené fotografie či audiovizuální záznamy publikovány, či jinak šířeny.

Z některých pořádaných akcí může být pořizován i online-přenos neboli živé vysílání, a to přes internetové stránky nebo sociální sítě, v rámci nichž má Nadace zřízen uživatelský profil. Na tento typ přenosu jste upozorněni již v pozvánce na takovou akci.

V souvislosti s pořizováním fotografií a audiovizuálních záznamů z akce je právním základem oprávněný zájem Nadace dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tj. propagace aktivit a dobročinnosti činěné pod záštitou Nadace.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:

  • Fotografie a audiovizuální záznam


10. Plnění pracovně-právního vztahu

Naši zaměstnanci jsou informováni o zpracování jejich osobních údajů individuálně.

III. Doba uchování osobních údajů

Nadace zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení příslušného účelu nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Po uplynutí doby uchování Nadace osobní údaje zlikviduje.

Nadace uchovává osobní údaje zejména:

  • po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a Nadací a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu);
  • po dobu 6 měsíců od ukončení vzájemné interakce u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení Vašeho dotazu;
  • po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let;
  • do odvolání souhlasu subjektem údajů u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu subjektu údajů nebo do uplynutí stanovené doby;
  • po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení na danou pracovní pozici;
  • po dobu po 2 měsíců od skončení studentské vědecké konference.


Pro více informací ohledně doby uchování můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje naleznete v úvodu těchto zásad.

IV. Předávání osobních údajů

V Nadaci jsou Vaše osobní údaje uchovávány v maximálním bezpečí a zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům, či jednotlivým zpracovatelům a správcům osobních údajů, a to pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Bezpečí Vašich osobních údajů je u těchto příjemců zajištěno prostřednictvím jejich smluvních závazků.

K předání osobních údajů dochází vždy při dodržení nejvyššího standardu ochrany osobních údajů, který zajišťuje řádné zachování práv subjektů údajů a ochranu soukromí. Podrobný seznam je k dispozici na vyžádání u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Demonstrativní výčet kategorií příjemců osobních údajů:

  • Orgány státní správy;
  • Pojišťovny;
  • Holdingová společnost PKN ORLEN zajišťující IT podporu systému pro zpracování osobních údajů;
  • Skupina ORLEN Unipetrol;
  • Poskytovatelé služeb (servisní organizace, marketing, správa internetových stránek, IT atd.);
  • Externí auditoři.


Za určitých podmínek je Nadace pak oprávněna některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů, například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

Nadace, jako člen skupiny ORLEN, využívá konsolidace IT systémů a Vaše osobní údaje mohou být uloženy na serverech v Polsku.

Základní provozní činnosti zajišťuje pro Nadaci společnost ORLEN Unipetrol RPA s.r.o.

Nadace nepředává osobní údaje mimo území EU, EHP či mezinárodním organizacím.

V. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě Vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti bude Nadace oprávněna za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. O takovém postupu Vás bude informovat.

2. Právo na opravu

Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.

3. Právo na výmaz

Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo odvoláte souhlas s jejich zpracováním, na Vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však Vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt. Nebo v případě osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb nelze tyto vymazat před uplynutím lhůt k případnému uplatnění souvisejících nároků (náhrada škody, reklamace atd.).

4. Právo na omezení zpracování

Máte právo na omezení zpracování, pokud:

  • osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné;
  • je zpracování nezákonné;
  • osobní údaje již nejsou potřeba, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku;
  • jste podal/a námitku proti zpracování.

Po dobu omezení budou Vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez Vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.

5. Právo podat námitku

Proti zpracování, založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing, můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktu.

6. Právo na přenositelnost údajů

V případě, že chcete, aby Nadace Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost osobních údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byla dotčena práva a svobody třetích osob, Nadace nebude moci Vaší žádosti vyhovět.

7. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Pokud si tak přejete učinit, kontaktujte nás se svojí žádostí prostřednictvím kontaktních údajů Pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených níže.

8. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování

Automatizované rozhodování ani profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.

9. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu

Pokud máte pocit, že s Vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte právo obrátit se s Vaší odůvodněnou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím kontaktních údajů pověřence pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4. Nadace si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.

VI. Sociální sítě

Chceme být neustále ve spojení a sdílet s Vámi naše aktivity prostřednictvím profilu Nadace Unipetrol na sociální síti Facebook.

Naše vlastní internetové stránky nevyužívají sociální pluginy, ale pouze odkazují na náš profil na sociální síti, který může obsahovat fotografie a videa z různých námi pořádaných akcí.

Informace o účelu a rozsahu shromažďování údajů a jejich dalším zpracování poskytovatelem sociální sítě, stejně jako související informace o Vašich právech a možnostech nastavení s ohledem na ochranu Vašeho soukromí naleznete přímo na sociální síti.

Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě Facebook:

http://www.facebook.com/policy.php

VII. Soubory cookies

Pro správnou funkci internetových stránek je někdy nezbytné umístit malé datové soubory, označované jako cookies, na Vaše zařízení. Jednotlivé typy cookies a další informace jsme pro Vás přehledně připravily v banneru (okně), které můžete kdykoliv vyvolat přes tento odkaz.

Pro některé typy cookies je vyžadován Váš souhlas, který můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení preferencí v banneru (okně), které můžete vyvolat přes tento odkaz Chci změnit nastavení cookies.

V případě udělení Vašeho souhlasu s užitím všech typů cookies bude Váš souhlas platný po dobu 12 měsíců, pokud jej nezměníte dříve. V případě neudělení souhlasu bude Vaše volba uložena po dobu 14 dní a poté opět nabídnuta při návštěvě našich webových stránek.

V případě otázek je Vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.

VIII. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady ochrany osobních údajů bude Nadace příležitostně aktualizovat, aby postihovaly vývoj našich postupů a služeb. V případě provedení změn těchto zásad ochrany osobních údajů bude upraveno datum aktualizace v jeho zápatí. Budou-li provedeny jakékoli významné změny ve způsobu shromažďování, využití či sdílení osobních údajů, budete na tento fakt upozorněni formou výrazného oznámení přímo na webu.

Doporučujeme, abyste si tuto stránku příležitostně prohlédli a měli tak o případných změnách zásad ochrany osobních údajů přehled.

Tyto zásady byly aktualizovány dne 06. 01. 2023.