Zásady ochrany osobních údajů
I. Základní ustanovení
Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) je Nadace ORLEN Unipetrol, se sídlem Milevská 2095/5, Krč, 140 00 Praha 4, zapsaná v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. N 2116, IČO: 05661544 (dále jen „Nadace“ nebo „Správce“).
Nadace klade velký důraz na transparentnost zpracování a bezpečí Vašich osobních údajů, které jsou považovány za přísně důvěrné, a nakládá s nimi v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a dalšími právními předpisy.
Pro zajištění bezproblémové komunikace mezi Vámi a Nadací v oblasti zpracování osobních údajů, byl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je Vám v případě dotazů či nesrovnalostí se zpracováním osobních údajů k dispozici na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s. r. o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.
Nadace si váží Vaší důvěry a proto Vás v souladu se zásadou transparentnosti tímto dokumentem „Zásady ochrany osobních údajů“ informuje o zpracování Vašich osobních údajů, které jsou potřebné pro níže uvedené účely.
Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na činnost Nadace a její internetové stránky www.nadaceorlenunipetrol.cz a jsou primárně určeny pro tazatele, žadatele o různé druhy stipendií a příspěvků, podpořené osoby a další osoby, s jejichž osobními údaji přichází Nadace do styku při uskutečňování své činnosti. Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na všechny projekty Nadace a internetové stránky provozované Nadací (foredu.cz, uniriders.cz, nouonline.cz, plastikuvkufrik.cz).
II. Účely zpracování osobních údajů, jejich právní základ a rozsah zpracovávaných osobních údajů
1. Poskytování finančních příspěvků a stipendií
Nadace podporuje nadané studenty, školy a vědce v jejich činnosti a rozvoji. Pomáhá také školám s moderní výukou a přiblížením přírodovědných oborů mladé generaci. Nadace také podporuje dobrovolné hasiče a nadané sportovce. Aby však mohlo k takové podpoře docházet, je nezbytností zpracování osobních údajů a to jak v průběhu vyřizování žádosti, tak i po dobu poskytování podpory a v některých případech i po určitou dobu po jejím ukončení.
Účelem zpracování osobních údajů v rámci níže popsaných projektů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. poskytnutí předmětné podpory, výkon práv a povinností vyplývajících z tohoto vztahu mezi žadatelem a Nadací a další závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy , včetně provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost žadatele. Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování podpory či po jejím ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy a v některých případech zjišťuje efektivnost vynaložených prostředků, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na typu poskytované podpory:
a) Žádost o podporu
• Identifikační údaje (jméno a příjmení/název organizace, datum narození/IČ, jméno a příjmení zákonného zástupce)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště/sídlo organizace, telefonní číslo)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, rozpis nákladů – kalkulace, odůvodnění žádosti)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
b) Stipendijní grantový program
• Identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození)
• Jméno a příjmení zákonného zástupce
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště, telefonní číslo)
• Doplňující údaje (motivační dopis, zájmy, dobrovolnické a charitativní aktivity, jiné aktivity například olympiády a soutěže)
• Informace o studiu (název školy, studijní obor, školní rok, délka studia, studovaný ročník, způsob ukončení studia, studijní průměr za poslední školní rok, průměrné náklady na studium, potvrzení o studiu, doklady o studijních výsledcích, kopie vysvědčení, kopie certifikátů, doklady v případě dalších zkoušek, informace, zda jsou pobírána i jiná stipendia)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Zpětná vazba
• Fotografie a video
c) Pedagogický grantový program
• Identifikační údaje (jméno a příjmení)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa bydliště, telefonní číslo)
• Doplňující údaje (údaje o zaměstnavateli/škole, jméno ředitele školy/garanta, informace k udělení pedagogického grantu, důvod žádosti, popis plánované činnosti, úspěchy studentů)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Zpětná vazba
• Fotografie a video
d) Školní grantový program
• Identifikační údaje (název školy, adresa školy, jméno a příjmení ředitele školy, kategorie školy)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Doplňující údaje (kategorie projektu, cíl projektu, popis projektu, hodnocení projektu, celkový rozpočet, údaje o financování)
• Zpětná vazba
• Vyúčtování
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Fotografie a video
e) Grantový program pro dobrovolné hasiče
Nadace ORLEN Unipetrol podporuje sbory jednotek dobrovolných hasičů. Tímto programem oceňujeme obětavou práci dobrovolných hasičů, kterou dělají nejen pro skupinu ORLEN Unipetrol, ale především pro své obce a komunity. Projekt je určen jednotkám Sboru dobrovolných hasičů působících na území ČR, které jsou zařazeny v poplachovém plánu pro skupinu ORLEN Unipetrol. Aby však mohlo k takové podpoře docházet, je nezbytností i zpracování osobních údajů subjektu údajů, tj. žadatelů o takovou podporu.
• Identifikační údaje organizace/subjektu (název zřizovatele, adresa zřizovatele, název jednotky SDH, kategorie jednotky)
• Kontaktní údaje zpracovatele žádosti (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Číslo bankovního účtu
• Doplňující údaje (předmět žádosti, počet výjezdů, požadovaná výše fin. podpory, rozpis nákladů – kalkulace, opodstatnění nákupu vybavení z grantu)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Ve případech zpětná vazba
• Vyúčtování
• Fotografie a video
f) Sportovní stipendijní grantový program
Nadace se kromě podpory vzdělávání věnuje také podpoře mladých mimořádně nadaných sportovců z Ústeckého kraje. Podpora je určena na nákup sportovních pomůcek, úhradu sportovních lekcí, trenérů, sportovišť, startovného na soutěžích Aby však mohlo k takové podpoře docházet, je nezbytností i zpracování osobních údajů subjektu údajů, tj. žadatelů o takovou podporu.
• Identifikační údaje dítěte/sportovce (jméno a příjmení, datum narození)
• Jméno zákonného zástupce dítěte/sportovce
• Kontaktní údaje zákonného zástupce (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Kontaktní údaje organizace (název, e-mailová adresa, adresa sídla organizace, telefonní číslo, IČO)
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, odůvodnění žádosti – např. sportovní kariéra, úspěchy, soutěže)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Zpětná vazba
• Vyúčtování
2. Nabídka použitého vybavení pro školy
Nadace pomáhá školám i prostřednictvím tzv. Chemického bazaru a PC bazaru. V tomto bazaru Nadace nabízí zdarma k odběru použité vybavení laboratoří, učeben, drobného nábytku, počítačů, monitorů i chemického spotřebního materiálu pro výuku. Jedná se o materiál, sloužící pro výuku chemie, který je použitý, avšak funkční anebo s omezenou funkčností. Z nabízených položek si školy mohou vybrat konkrétní položky a počty kusů dle dostupnosti. Objednávku je nezbytné provést prostřednictvím online formuláře.
Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují školu, zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy se školou, a zpracování je založeno oprávněném zájmu Nadace a jedná se o zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování podpory či po jejím ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení kontaktní osoby, název školy)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Údaje o poptávce ze strany zástupce školy
• Nezbytná komunikace mezi zástupcem školy a Nadací
• Fotografie a video
3. Realizace konferencí
Účelem zpracování osobních údajů je registrace účastníka prostřednictvím registračního online formuláře a s tím pojící se činnosti jako je realizace a vyhodnocení studentské vědecké konference. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jímž je myšlena účast na konferenci, včetně provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, tj. přijetí a evidování registrace na této konferenci.
Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování podpory či po jejím ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. plnění právní povinnosti. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy a v některých případech zjišťuje efektivnost vynaložených prostředků, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
a) Studentská vědecká konference – soutěž
Studentská vědecká konference je přehlídka "vědeckých" prací studentů středních škol a víceletých gymnázií zaměřená na technická a přírodovědná témata se zvláštním důrazem na obor chemie.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení účastníka)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa účastníka)
• Identifikační údaje zákonného zástupce
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Doplňující údaje (téma práce, název školy, navštěvovaný ročník, popis práce)
• Nezbytná komunikace mezi účastníkem a Nadací
• Zpětná vazba ve vybraných případech
• Fotografie a video
b) Konference 4EDU
Nadace pořádá v rámci podpory vzdělávání konferenci 4EDU, která je určena zástupcům základních a středních škol, ale i zástupcům vysokých škol jako např. VŠCHT, akademikům, zřizovatelům škol a představitelům skupiny ORLEN Unipetrol nebo také studentům. Součástí konference jsou také odborné workshopy.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení účastníka)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefon účastníka)
• Doplňující údaje (heslo, zvolené workshopy a přednášky v rámci konference)
• Nezbytná komunikace mezi účastníkem a Nadací
• Fotografie a video
c) Konference 4EDU Junior
Konference zaměřená na studenty, kteří vědu již popularizují nebo by ji popularizovat chtěli. Konference, kde studenti prostřednictvím zkušených influencerů a populizátorů vědy, kteří již mají zkušenosti s propagací vědy mezi mladými lidmi, získají tipy, rady a návody na to, jak na to.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení účastníka, škola)
• Jméno zákonného zástupce
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefon účastníka)
• Doplňující údaje (heslo, zvolené workshopy a přednášky v rámci konference)
• Nezbytná komunikace mezi účastníkem a Nadací
• Zpětná vazba
• Fotografie a video
4. Soutěže
Účelem zpracování osobních údajů je registrace účastníka prostřednictvím registračního online formuláře a s tím pojící se činnosti při realizování soutěže. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jímž je myšlena účast v soutěži.
Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování soutěže či po jejím ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. plnění právní povinnosti. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
a) Soutěž Kouzelná chemie
Výtvarná soutěž pro žáky MŠ, ZŠ a speciálních škol, která propojuje výtvarné umění a chemii.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení žáka – autora díla)
• Kontaktní údaje (název školy, třída, jméno vedoucího pedagoga, e-mail)
• Nezbytná komunikace mezi účastníkem a Nadací
• Fotografie
Akce vyhodnocení soutěže Kouzelná chemie/Výstava soutěžních obrázků Kouzelná chemie
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
Účast na akci
• Identifikační údaje (jméno, příjmení)
• Pracovní údaje (zaměstnavatel, v případně žáka škola)
Předání hmotných cen – předávací protokol
• Jméno, příjmení, bydliště, datum narození, zastoupení – zákonný zástupce
V rámci pořizování fotografií a videozáznamů budou zpracovávány osobní údaje:
• Fotografie a videozáznamy
• Nezbytná komunikace mezi účastníkem a Nadací
b) Soutěž pro zaměstnance
Nadace organizuje také soutěže pro zaměstnance skupiny ORLEN Unipetrol.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa, adresa pracoviště)
• Pracovní údaje (společnost, útvar, pracovní pozice)
• Fotografie a video
5. Projekty/Programy
Jedním z cílů Nadace je také popularizace přírodních věd s důrazem kladeným na chemii a technické vědy. Tento cíl Nadace uskutečňuje také svými různorodými projekty a programy.
Účelem zpracování osobních údajů je registrace účastníka v projektu/programu a s tím pojící se jeho účast v projektu/programu. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jímž je myšlena účast v projektu/programu.
Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování projektu/programu či ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. plnění právní povinnosti. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
a) Plastík a jeho kouzelný kufřík
Vzdělávací program Plastík a jeho kouzelný kufřík je unikátní projekt, který žákům nabídne exkurzi do světa chemie prostřednictvím zábavných pokusů.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení, pracovní pozice žadatele)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa školy, telefonní číslo)
• Doplňující údaje (odůvodnění žádosti)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Fotografie a video
b) Spanilá jízda
Nadace pořádá spanilé jízdy motorkářského klubu Uniriders již od roku 2019 a to s cílem pomáhat těm, kteří to potřebují. Podpora směřuje rodinám nemocných dětí v jednotlivých lokalitách dle místa konání akce.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení, rok narození)
• Pracovní údaje (zda je či není pracovní poměr ke společnosti ze skupiny ORLEN Unipetrol)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa)
• Doplňující údaje (fotografie a videozáznam)
Dokumenty ke stažení – Uniriders
c) Program požární prevence pro ZŠ a MŠ
Nadace ve spolupráci s kolegy z hasičského družstva společnosti ORLEN Unipetrol z Chemparku v Litvínově realizuje vzdělávací program požární prevence, který je určen pro děti z mateřských a základních škol. V rámci programu se děti seznámí s profesí hasiče, např. jaké znalosti a dovednosti musí profesionální hasič umět a znát, dozví se, jak se chovat v případě požáru, kam zavolat o pomoc a jaké škody může oheň způsobit. Děti uvidí jak vypadá zásahový nebo protichemický oblek, izolační dýchací přístroj nebo termovizní kameru.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení, pracovní pozice, třída popř. věkové složení dětí, pro které je program určen)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa školy, telefonní číslo)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Fotografie a video
• Zpětná vazba ve vybraných případech
d) Báječný den s chemií
Projekt Báječný den s chemií je zábavná forma, jak přiblížit chemii žákům základních škol a víceletých gymnázií a ukázat jim, že chemie je moderní a atraktivní obor, jehož studium přináší nekonečné množství objevů a je velkou příležitostí pro budoucí uplatnění.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení, pracovní pozice, třída popř. věkové složení dětí, pro které je program určen)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, adresa školy, telefonní číslo)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Fotografie a video
e) Projekty na podporu vodíku
V rámci výukového programu Horizon Hydrogen GRAND PRIX, do kterého se Nadace zapojila, jsou podporovány týmy studentů SŠ v ČR i SR. Projekt propojuje nové vodíkové technologie, technické a strategické myšlení a týmovou práci, jejímž výsledkem je funkční model auta na vodíkový pohon, se kterými pak týmy mezi sebou závodí. Nadace s tématem vodíku cílí už na žáky základních škol, kdy organizuje vodíkové workshopy.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení kontaktní osoby, název školy, třída popř. věkové složení dětí, pro které je program určen)
• Identifikační údaje (jméno a příjmení členů týmu, název školy)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Nezbytná komunikace mezi školou a Nadací
• Fotografie a video
f) Pátky s vědou
Pátky s vědou je projekt Nadace ORLEN Unipetrol realizovaný ve spolupráci s Gymnáziem Josefa Jungmanna v Litoměřicích, který podporuje zájem studentů o oblasti vědy a výzkumu, ale i světa kolem nás prostřednictvím pravidelných přednášek významných vědců a inspirativních osobností nebo odborníků na současná témata. Přednášky se natáčí a jsou dostupná na kanále YouTube.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno a příjmení, název školy)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Fotografie a video
6. Zaměstnanecké projekty
Zaměstnanci skupiny ORLEN Unipetrol pomáhají v rámci projektů lidem a organizacím ve svém okolí.
Účelem zpracování osobních údajů je registrace zaměstnance v projektu a s tím se pojící jeho účast v zaměstnaneckém projektu. Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jímž je myšlena účast zaměstnance v zaměstnaneckém projektu.
Účelem zpracování osobních údajů je také související plnění právních povinností, pokud se v průběhu uskutečňování zaměstnaneckého projektu či po jeho ukončení vyskytnou a v takovém případě je právním základem zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. plnění právní povinnosti. Nadace využívá ke své propagaci audiovizuální záznamy, což představuje oprávněné zájmy Nadace a zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
a) Dobrovolnické dny
Dobrovolnické dny mají ve skupině ORLEN Unipetrol dlouhou tradici a umožňují zaměstnancům pomáhat přímo v terénu. Každoročně dobrovolníci pomáhají jeden pracovní den vybraným organizacím.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa, adresa trvalého bydliště)
• Pracovní údaje (společnost, útvar, jméno a příjmení nadřízeného pracovníka)
• Doplňující údaje (fotografie a videozáznam)
• Nezbytná komunikace mezi dobrovolníkem a Nadací
b) Komunita
V rámci zaměstnanecké platformy komUNIta může každý zaměstnanec skupiny ORLEN Unipetrol přihlásit svůj dobrovolnický projekt a pomoci tak vybrané organizaci či instituci. Nadace ORLEN Unipetrol tyto projekty podpoří finančně a doprovází dobrovolníky při celém procesu realizace.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení, společnost)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa)
• Identifikační a kontaktní údaje druhé strany (jméno, příjmení, organizace, telefonní číslo, bankovní spojení, IČ)
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, rozpis nákladů – kalkulace, odůvodnění žádosti)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem o nadační příspěvek (zaměstnancem) a Nadací
• Vyúčtování
• Doplňující údaje (fotografie a videozáznam)
• Nezbytná komunikace mezi dobrovolníkem a Nadací
c) Sbírka splněná přání
Charitativní zaměstnanecká sbírka. Zaměstnanci v rámci sbírky pravidelně pomáhají vybraným neziskovým organizacím a přispívají na jejich aktivity. Neziskové organizace využívají finanční dary na podporu projektů pro hendikepované, na potřebné vybavení pro děti, na zdravotnické pomůcky pro seniory nebo také na didaktické a speciální pomůcky.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení, společnost, osobní číslo zaměstnance, datum narození)
• Identifikační a kontaktní údaje druhé strany (jméno, příjmení, organizace, telefonní číslo, bankovní spojení, IČ)
• Kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště)
• Nezbytná komunikace mezi dárcem a Nadací (potvrzení pro daňové účely)
• Foto a video
• Vyúčtování od druhé strany
d) Interní kampaň Talenti
Nadace podporuje také rodinné příslušníky zaměstnanců skupiny ORLEN Unipetrol, kteří jsou mimořádně talentovaní a jejich talent je již oceňován umístěním na předních příčkách nebo různými oceněními. Jedná se např. o sportovce nebo umělce všech kategorií i malé vědce. Aby však mohlo k takové podpoře docházet, je nezbytností i zpracování osobních údajů subjektu údajů, tj. žadatelů o takovou podporu.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje dítěte/talentu (jméno a příjmení, datum narození)
• Identifikační údaje zákonného zástupce (jméno a příjmení)
• Kontaktní údaje zákonného zástupce (e-mailová adresa, telefonní číslo, trvalé bydliště)
• Identifikační údaje navrhovatele z řad zaměstnanců (jméno a příjmení)
• Kontaktní/pracovní údaje navrhovatele (pracovní pozice, lokalita, email, telefonní číslo)
• Kontaktní údaje organizace, kterou dítě navštěvuje (název, e-mailová adresa, adresa sídla organizace, telefonní číslo, IČO)
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, odůvodnění žádosti – např. úspěchy, umístění na soutěžích, rozpis nákladů – kalkulace)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Zpětná vazba
• Vyúčtování
e) Sportovní klub
Ve skupině ORLEN Unipetrol mohou zaměstnanci pomáhat jakýmkoliv oblíbeným sportem. V rámci tohohle projektu si své sportovní aktivity zaměstnanci zapisují a posílají je zástupci Sportovního klubu. Sportovní aktivita zaměstnanců je opravu vysoká a každý rok zaměstnanci sportují čím dál více a v různých oblastech. Kromě odběhaných kilometrů, zasílají informace z kruhových tréningů, jógy, hokeje, posilování nebo plavání. Celá sportovní aktivita se spočítá a nadace ji přemění na peníze, které jsou rozděleny pro jednotlivce nebo organizace vybrané sportovci Sportovního klubu.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení)
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, emailová adresa, adresa trvalého bydliště)
• Finanční údaje (číslo bankovního účtu)
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, odůvodnění žádosti)
• Informace o sportovní aktivitě
• Vyúčtování
• Fotografie a video
f) Dary městům a obcím
V rámci podpory rozvoje a životních podmínek v oblastech, kde má skupina ORLEN Unipetrol své výrobní závody, poskytuje nadace finanční dary obcím a městům v Ústeckém a Středočeském kraji.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Identifikační údaje (název organizace, IČ, zastoupení)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, sídlo organizace, telefonní číslo)
• Číslo bankovního účtu
• Doplňující údaje (předmět žádosti, požadovaná výše finanční podpory v korunách, rozpis nákladů – kalkulace, odůvodnění žádosti)
• Nezbytná komunikace mezi žadatelem a Nadací
• Zpětná vazba
• Vyúčtování
• Foto a video
7. Realizace a plnění smluvního vztahu
Nadace se zabývá podporou nadaných žáky a studentů, výjimečných pedagogů anebo pomocí školám a dalšími prospěšnými aktivitami. Při těchto aktivitách může docházet ke zpracování osobních údajů a to především partnera (dárce a příjemce finančního příspěvku, dodavatel služeb, spolupořadatel akce atd.) jako fyzické osoby a dalších osob, zejména kontaktních a jiných osob na straně partnera jako právnické osoby.
Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. příjem a poskytnutí movitého či nemovitého daru, partnerství na pořádané akci, výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi partnerem a Nadací a další smluvní závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů. Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují partnera, jako právnickou osobu zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy s partnerem, a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu partnera a Nadace na poskytování sjednaných služeb.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení/název smluvní strany, IČ, případně RČ či datum narození)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo, funkce);
• Číslo bankovního účtu
• Provozní záznamy (smlouvy, pokyny apod.)
• Údaje o objednávce, dodávce, údaje o platbě
• Nezbytná komunikace mezi partnerem a Nadací
• Zpětná vazba
Zpětná vazba slouží ke zjišťování způsobu nakládání obdarovaného s předmětem daru. Všude, kde je vyžadována zpětná vazba, platí následující:
• V rámci poskytnutí zpětné vazby nadace shromažďuje zaslané fotografie a videa
• Licence – nakládání se zpětnou vazbou (fotografie, video) na sociálních sítích, interním časopise, firemním intranetu, nadačním newsletteru, atd. nebo ji dále využívat jako ilustrační v rámci svých dalších marketingových aktivit – upravuje smlouva
8. Plnění zákonných povinností
Účetní doklady, údaje o platbách, informace k tvorbě výročních zpráv a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
9. Nábor zaměstnanců
Pokud se chcete stát členem týmu Nadace a zašlete nám Váš životopis prostřednictvím odpovědního formuláře, který naleznete na internetových stránkách skupiny ORLEN Unipetrol nebo jiným způsobem, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem výběrového řízení na Vámi zvolenou pracovní pozici. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy tj., váš zájem zúčastnit se výběrového řízení.
V případě, že se zúčastníte 1. kola výběrového řízení, můžete být požádán/a o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to za účelem ověření či získání referencí u předchozích zaměstnavatelů, z veřejných zdrojů a ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob z důvodu ověření pravdivosti Vámi poskytnutých informací a předcházení střetu zájmů s činností skupiny ORLEN Unipetrol.
Kompletní informaci o zpracování osobních údajů za tímto účelem získáte v každé úvodní hlavičce nabízené pracovní pozice.
10. Komunikace s tazateli
V případě, že kontaktujete Nadaci prostřednictvím kontaktního formuláře, emailu, poštovní adresy nebo jiným způsobem, budou informace o Vašem kontaktu zpracovávané pouze za účelem návazné komunikace s Vámi.
Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. f) GDPR tj. případ, kdy je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které Správce sleduje, konkrétně zájem na rozvoji vztahů s návštěvníky internetových stránek v dané problematice, zefektivnění komunikace, prezentaci Nadace a ochraně dobré pověsti.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa či telefonní číslo)
• Nezbytná komunikace mezi Vámi a Nadací
11. Zasílání obchodních sdělení a newsletterů
Naše příznivce a partnery v přiměřené periodicitě můžeme kontaktovat s pozvánkou na některou z našich akcí, případně s aktuálními novinkami a děním v Nadaci a to na základě oprávněného zájmu Nadace v rozvoji její činnosti v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Pokud takové informace nechcete dostávat, odpovězte na náš email nebo nám jiným způsobem tuto informaci sdělte a my Vám vyhovíme.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace zejména tyto údaje:
• Identifikační údaje (jméno, příjmení)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo)
Pokud ještě nejste s Nadací v kontaktu, máte možnost přihlásit se k odběru novinek (newsletterů) a to kontaktováním Nadace na uvedenou e-mailovou adresu. Abychom mohli Vaši e-mailovou adresu využít a informovat Vás tak o novinkách, připravovaných akcích a zajímavých projektech, budeme potřebovat Váš souhlas, což je právní základ pro zpracování osobních údajů dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, který je kdykoliv odvolatelný. Je zcela na Vaší svobodné vůli, zda s námi chcete být ve spojení a být součástí našich projektů a nových výzev.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa)
Více informací je uvedeno přímo v souhlasu se zpracováním osobních údajů v rámci newsletteru.
12. Pořizování fotografií, audiovizuálního záznamu a online-přenosu v průběhu pořádané akce
Nadace může pořizovat během své činnosti a pořádané akce fotografie a audiovizuální záznam zachycující dění na místě akce a přítomné účastníky, které pak využívá pro zpravodajské účely. Nadace může umístit pořízené fotografie a audiovizuální záznam také na intranet a sociální sítě, v rámci nichž má zřízen uživatelský profil.
Účastníci jsou o pořizování fotografií a audiovizuálního záznamu vždy informováni a to před vstupem na akci či před zahájením činnosti zahrnující pořizování fotografií a audiovizuálního záznamu.
Pokud si nepřejete být fotografováni nebo natáčeni, upozorněte na to fotografa nebo kameramana, případně můžete upozornit Nadaci, že si nepřejete, aby byly pořízené fotografie či audiovizuální záznamy publikovány, či jinak šířeny.
Z některých pořádaných akcí může být pořizován i online-přenos neboli živé vysílání, a to přes internetové stránky nebo sociální sítě, v rámci nichž má Nadace zřízen uživatelský profil. Na tento typ přenosu jste upozorněni již v pozvánce na takovou akci.
V souvislosti s pořizováním fotografií a audiovizuálních záznamů z akce je právním základem oprávněný zájem Nadace dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tj. propagace aktivit a dobročinnosti činěné pod záštitou Nadace.
Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Nadace tyto údaje:
• Fotografie a audiovizuální záznam
13. Plnění pracovně-právního vztahu
Naši zaměstnanci jsou informováni o zpracování jejich osobních údajů individuálně.
III. Doba uchování osobních údajů
Nadace zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení příslušného účelu nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Po uplynutí doby uchování Nadace osobní údaje zlikviduje.
Nadace uchovává osobní údaje zejména:
• Po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a Nadací a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu)
• Po dobu 6 měsíců od ukončení vzájemné interakce u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení Vašeho dotazu
• Po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let
• Do odvolání souhlasu subjektem údajů u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu subjektu údajů nebo do uplynutí stanovené doby
• Po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení na danou pracovní pozici
Pro více informací ohledně doby uchování můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje naleznete v úvodu těchto zásad.
IV. Předávání osobních údajů
V Nadaci jsou Vaše osobní údaje uchovávány v maximálním bezpečí a zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům, či jednotlivým zpracovatelům a správcům osobních údajů, a to pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Bezpečí Vašich osobních údajů je u těchto příjemců zajištěno prostřednictvím jejich smluvních závazků.
K předání osobních údajů dochází vždy při dodržení nejvyššího standardu ochrany osobních údajů, který zajišťuje řádné zachování práv subjektů údajů a ochranu soukromí. Podrobný seznam je k dispozici na vyžádání u pověřence pro ochranu osobních údajů.
Demonstrativní výčet kategorií možných příjemců osobních údajů:
• Orgány státní správy
• Pojišťovny (např. v případě pojišťování účastníků soutěží/programů/projektů)
• Holdingová společnost ORLEN S.A. zajišťující IT podporu systému pro zpracování osobních údajů
• Společnosti v rámci skupiny ORLEN Unipetrol
• Poskytovatelé služeb (servisní organizace, marketing, správa internetových stránek, IT atd.)
• Externí auditoři
Za určitých podmínek je Nadace pak oprávněna některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů, například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
Nadace, jako člen skupiny ORLEN, využívá konsolidace IT systémů a Vaše osobní údaje mohou být uloženy na serverech v Polsku.
Základní provozní činnosti zajišťuje pro Nadaci společnost ORLEN Unipetrol RPA s.r.o.
Nadace nepředává osobní údaje mimo území EU, EHP či mezinárodním organizacím.
V. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:
i. Právo na přístup k osobním údajům
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě Vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti bude Nadace oprávněna za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. O takovém postupu Vás bude informovat.
ii. Právo na opravu
Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
iii. Právo na výmaz
Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo odvoláte souhlas s jejich zpracováním, na Vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však Vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt. Nebo v případě osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb nelze tyto vymazat před uplynutím lhůt k případnému uplatnění souvisejících nároků (náhrada škody, reklamace atd.).
iv. Právo na omezení zpracování
Máte právo na omezení zpracování, pokud:
• Osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné
• Je zpracování nezákonné
• Osobní údaje již nejsou potřeba, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku
• Jste podal/a námitku proti zpracování
Po dobu omezení budou Vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez Vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.
v. Právo podat námitku
Proti zpracování, založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing, můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktu.
vi. Právo na přenositelnost údajů
V případě, že chcete, aby Nadace Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost osobních údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byla dotčena práva a svobody třetích osob, Nadace nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
vii. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
V případě zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Pokud si tak přejete učinit, kontaktujte nás se svojí žádostí prostřednictvím kontaktních údajů Pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených níže.
viii. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování
Automatizované rozhodování ani profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.
ix. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu
Pokud máte pocit, že s Vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte právo obrátit se s Vaší odůvodněnou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.
Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím kontaktních údajů pověřence pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4. Nadace si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.
VI. Sociální sítě
Chceme být neustále ve spojení a sdílet s Vámi naše aktivity prostřednictvím profilu Nadace Unipetrol na sociální síti Facebook a Instagram.
Naše vlastní internetové stránky nevyužívají sociální pluginy, ale pouze odkazují na náš profil na sociální síti, který může obsahovat fotografie a videa z různých námi pořádaných akcí.
Informace o účelu a rozsahu shromažďování údajů a jejich dalším zpracování poskytovatelem sociální sítě, stejně jako související informace o Vašich právech a možnostech nastavení s ohledem na ochranu Vašeho soukromí naleznete přímo na sociální síti.
Informace o zpracování osobních údajů na sociálních sítích:
VII. Soubory cookies
Pro správnou funkci internetových stránek je někdy nezbytné umístit malé datové soubory, označované jako cookies, na Vaše zařízení. Jednotlivé typy cookies a další informace jsme pro Vás přehledně připravily v banneru (okně), které můžete kdykoliv vyvolat přes tento odkaz.
Pro některé typy cookies je vyžadován Váš souhlas, který můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení preferencí v banneru (okně), které můžete vyvolat přes tento odkaz Chci změnit nastavení cookies.
V případě udělení Vašeho souhlasu s užitím všech typů cookies bude Váš souhlas platný po dobu 12 měsíců, pokud jej nezměníte dříve. V případě neudělení souhlasu bude Vaše volba uložena po dobu 14 dní a poté opět nabídnuta při návštěvě našich webových stránek.
V případě otázek je Vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.
VIII. Závěrečná ustanovení
Tyto zásady ochrany osobních údajů bude Nadace příležitostně aktualizovat, aby postihovaly vývoj našich postupů a služeb. V případě provedení změn těchto zásad ochrany osobních údajů bude upraveno datum aktualizace v jeho zápatí. Budou-li provedeny jakékoli významné změny ve způsobu shromažďování, využití či sdílení osobních údajů, budete na tento fakt upozorněni formou výrazného oznámení přímo na webu.
Doporučujeme, abyste si tuto stránku příležitostně prohlédli a měli tak o případných změnách zásad ochrany osobních údajů přehled.
Tyto zásady byly aktualizovány dne 20. 05. 2024.